La función BUSCARV
en Excel
La función BUSCARV en Excel nos
permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir, podemos
buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta
función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo
que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.
IMPORTANTE
BUSCARV cambió por CONSULTAV
Preparar los
datos para la función BUSCARV
Para utilizar la función BUSCARV
debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos
tener la información organizada de manera vertical, es decir organizada por
columnas.
Esto es necesario porque la
función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la letra “V” en
el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del valor que
buscamos.
Por ejemplo, los datos de un directorio telefónico deberán estar
organizados de la siguiente manera:
Algo
que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la búsqueda
sobre la primera columna de los datos.
Algo que también debemos cuidar
con la tabla de búsqueda es que, si existen otras tablas de datos en la misma
hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una columna en blanco entre
nuestros datos de búsqueda y las otras tablas de manera que la función detecte
adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.
Una vez que nuestros datos
cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la función BUSCARV
y realizar búsquedas en Excel.
Sintaxis de la
función BUSCARV
La gran mayoría de las funciones
de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con
los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la
función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que son:
- Valor_buscado (obligatorio):
Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la
primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en
comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor
buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y
minúsculas.
- Matriz_buscar_en (obligatorio):
El segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los
datos.
- Indicador_columnas (obligatorio):
El Indicador_columnas es
el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la
función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos
devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.
- Ordenado (opcional):
Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este
argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará
y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.
La función
BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin embargo, se recomienda siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de
ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta.
También deberás separar los argumentos de la
función BUSCARV con un punto y coma (;).
Ejemplo de la función BUSCARV
Para hacer una búsqueda con la
función BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno
de los nombres de la columna A.
2.
En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente
manera:=BUSCARV(
3.
Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la
celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la función:=BUSCARV(E1,
4.
Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla
de datos sin incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo será el
rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una
coma (,) para finalizar con el segundo argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,
5.
Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la
función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo
tanto la columna Teléfono es
la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma
(,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6.
Para el último argumento de la función especificaré el valor
FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el ingreso
de los argumentos con un paréntesis.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la función
BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores del rango
A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la columna B2:B11 que le
corresponda. Observa el resultado de la función recién descrita:
Errores comunes al usar la función
BUSCARV
- Si la columna llave no tiene
valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el
primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
- Si especificamos un
indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos
un error de tipo #¡REF!
- Si colocamos el indicador de
columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo
#¡VALOR!
- Si configuramos la función
BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor
buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es
necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar
mucho provecho de esta función.
Combinar la función BUSCARV y SI.ERROR
La función BUSCARV es una de las
funciones más utilizadas para realizar búsquedas por lo que es inevitable que
en algunas ocasiones no encontremos el valor buscado. En esos casos se mostrará
el error #N/A, el cual no es tan amigable para el usuario, por lo que en esta
ocasión te mostraré un método para personalizar dicho mensaje de error con la
función SI.ERROR.
Eliminar el error #N/A de la función
BUSCARV
La manera más fácil de personalizar ese mensaje de error es utilizando
la función SI.ERROR. Es importante saber que la función SI.ERROR está
disponible a partir de Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando queremos
detectar si una función de Excel ha devuelto un error.
La función SI.ERROR tiene dos argumentos, el primero es el valor o
expresión que va a evaluar y el segundo argumento es el valor que regresará en
caso de que el primer argumento devuelva un error. En nuestro caso, el primer
argumento será el resultado devuelto por la función BUSCARV tal como se muestra
en la siguiente fórmula:
=SI.ERROR(BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO), "Nombre
no encontrado")
Esta fórmula evitará desplegar el mensaje de error #N/A devuelto por la
función BUSCARV y en su lugar desplegará el mensaje “Nombre no encontrado”.
Observa con detenimiento que la función BUSCARV es la misma que devolvía el
error #N/A en la primera imagen, pero al utilizar la función SI.ERROR
obtendremos un resultado muy diferente.
La función BUSCARV sigue sin encontrar el nombre “Dana” en la
lista de nombres por lo que regresa el error #N/A pero la función SI.ERROR se
encarga de detectar dicho resultado y desplegar la leyenda “Nombre no
encontrado” en lugar del error #N/A.
Por el contrario, si la función BUSCARV encuentra el valor buscado,
entonces la función SI.ERROR no tendrá efecto alguno sobre el resultado.
Observa la siguiente imagen donde hago la búsqueda del nombre “Diana” el
cual existe dentro de la lista:
Recuerda que la función SI.ERROR solamente afectará el resultado de la
fórmula en caso de detectar la presencia de un error. De esta manera, la
función SI.ERROR nos ayuda a personalizar los mensajes de error de cualquiera
de las funciones de Excel incluyendo la función BUSCARV.
